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天水經濟發展有限責任公司 關于進一步加強各類資料管理的通知
來源:    編輯: 蔡欣 2018-05-30 15:25:04 星期三     字體設置:

  各部室、下屬公司:

  按照工作安排,公司抽調專人對檔案資料管理工作進行了督查,發現各部室、下屬公司資料保管不善,工程資料手續不齊全,部分資料存在遺失現象。為了進一步加強公司各類資料管理,規范檔案移交工作,確保檔案資料完整、準確和安全,結合公司《檔案管理制度》,現就進一步加強各類資料管理通知如下:

  一、提高認識,加強指導

  公司在業務過程中形成的各類文書、工程建設、圖片和視頻等資料,是公司各項工作的重要憑證,是重要的歷史資料,也是上級檔案管理部門及國家檔案管理規范要求,必須充分認識到檔案資料管理的重要性。

  公司辦公室為檔案歸口管理部門,具體負責公司檔案和重要資料的管理,并對各部門、下屬公司資料、檔案管理工作加強指導。辦公室指定專人履行公司檔案管理職責。

  二、明確責任,規范管理

  為提高檔案管理質量,各部門、下屬公司負責人為本單位檔案管理第一責任人,要明確一名兼職檔案管理人員,負責檔案資料的收集、整理、上交、造冊、移交工作,保證各類檔案資料及時歸檔、立卷,以便隨時查閱檔案、借閱檔案和利用檔案。

  為進一步明確職責,成立檔案管理工作小組,由辦公室主任任組長,各部門、下屬公司負責人任副組長,成員為各下屬公司兼職檔案管理人員。組長負責公司檔案管理制度的執行、落實,監督指導各下屬公司檔案管理情況,副組長履行本單位檔案管理第一責任人職責,工作成員具體落實檔案管理的各項工作要求。

  各部門、下屬公司各項業務原則上都必須按照檔案管理有關制度進行立卷,形成臺賬,及時、完整地反映檔案管理情況。凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、影像、報表,都必須及時歸檔,確保完整無缺。兼職檔案管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

  三、嚴格制度,遵章執行

  各部門、下屬公司要嚴格執行公司檔案管理制度,按照制度完善相關工作手續。根據檔案管理制度規定,嚴格歸檔要求與期限,凡是歸檔材料不齊全或手續不完備的,有關責任人應當迅速補充或完善,及時在歸檔期限內將有關資料交公司檔案室,不得借故推脫或拖延;嚴格執行借閱、移交、查詢、復制檔案的有關規定;嚴格相關的工作流程、審批手續、審批意見;嚴格執行借閱期限;嚴格填寫檔案借閱審批單、檔案材料復制審批單、檔案查詢登記表、檔案交接登記表等各類表式;對在借閱過程中發生的損毀、遺失檔案等行為將按有關規定嚴肅處理;所借閱檔案不得私自轉借他人,更不得擅自借給外部人員傳閱或復制。

  四、加強檢查,確保質量

  為提高檔案管理質量,確保檔案的完好,強化檔案的日常管理和檢查工作,各部門、下屬公司應做好檔案工作臺賬的日常管理和保管工作,嚴格按照檔案歸檔立卷的要求,對文書檔案、會計檔案、工程檔案及其他業務檔案按規范進行移交,并編制移交清冊。

  辦公室每半年定期清點檔案數目,檢查檔案保管情況。各部門、下屬公司檔案管理情況納入年度目標管理責任書進行考核。凡檔案管理存在問題或資料不全、丟失的,實行責任追究機制,分別追究相關負責人、經辦人、檔案管理員的責任。

  即日起,各責任部門按通知要求加強檔案管理,辦公室負責完善立卷、歸檔、移交、借閱、復印和銷毀手續,各部門、下屬公司對2017年以前年度所有資料進行一次全面檢查和清理,該歸檔立卷的移交檔案室,資料不齊全的由責任部門補充完善后按要求移交。

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  天水經濟發展有限責任公司

  2018年1月9日

  附件:

  天水經濟發展有限責任公司

  檔案管理工作小組成員名單(2018)

  組 長:王文娟

  副組長:各部室、下屬公司負責人

  成 員:

  任彩玉(天水經濟發展有限責任公司及檔案室)

  李瑤瑤(天水經濟開發區公用事業管理有限公司)

  王青蘭(天水開盛供熱有限責任公司、天水開源農村環境?;び邢拊鶉喂荊?/p>

  吳 丹(天水開源物業服務有限責任公司)

  蔡文輝(天水天經測繪工程服務有限責任公司)

  宋衛東(天水藍盾保安服務有限責任公司)

  魏亞梨(天水經濟技術開發區人力資源服務有限公司)

  馬 琳(天水開源保稅倉儲有限責任公司)

  高 斐(天水開源置業有限責任公司、天水經濟技術開發區人民醫院有限責任公司、天水開源建筑工程有限責任公司)

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